sexta-feira, 17 de fevereiro de 2017

Práticas de GED em Projetos da Indústria de Celulose e Papel

O GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos para Projetos, é prática principalmente no segmento de industrial - celulose e papel, onde os investimento chegam a R$ 4 bi. Neste tipo de projeto circulam algo em torno 250.000 documentos administrativos, técnicos e de engenharia.
Em se tratando de serviços de execução e montagem a atenção na área de comunicação é muito maior, pois manter todas as construtoras e montadoras atualizadas em tempo real, com a última revisão dos projetos envolve uma rede comunicação complexa e “tensa”, pois o menor erro pode envolver altos custos de retrabalho, desperdício de materiais, mão de obra,  tempo com atrasos no cronograma, visto que a data de partida de uma planta de celulose é algo considerado “Cláusula Petrea”.
Em projetos nos estados de RS/MS a empresa gerenciadora optou pela instituição de um CEDOC – Centro de Documentação, dedicado à comunicação direta das partes interessadas e escritório de projetos - PMO
Grandes fornecedores de tecnologia e serviços de engenharia de detalhamento também adotam um CEDOC, para automatizar e oficializar a comunicação do projeto com seu cliente e fornecedores.
Dentro desse universo é evidente surgir um contato com a metodologia do PMI através das relações com os profissionais PMP.
Foi então que surgiu a necessidade de criar um blog para divulgação do gerenciamento eletrônico de documentos para projetos, visando apresentar as melhores práticas em solução para gerenciamento de informações em grandes empreendimentos industriais aplicada a metodologia do PMBOK.
A gestão eletrônica de documentos pode ser mais que uma ferramenta aplicação isolada, pode ser ainda uma ferramenta de estratégia empresarial, no gerenciamento e controle das informações e oferecer ganho de produtividade através da sistematização, virtualização e integração dos processos de negócio.
Acesso, segurança, como uma ferramenta colaborativa para #governançadainformação em múltiplas plataformas com opções em On Premise / On Cloud.
Ambiente amigável e fácil de utilizar: trazer agilidade no início da utilização por parte dos usuários.
Gestão de Documentos (GED) e Processos (BPMS) na mesma ferramenta.
Ambiente 100% web que facilita a distribuição da tecnologia e a colaboração entre disciplinas e departamentos.
Redução de lead time / tempo de atravessamento
Melhor controle de atividades e SLAs;
REDUÇÃO DE ERROS em orçamentos e processos de compra;
MENOS TEMPO DE ESPERA por informações e materiais
Obtenção de indicadores para BSC
Processos de negócio com MAIS ESCALABILIDADE
E muito mais....


terça-feira, 14 de fevereiro de 2017

Introdução ao desenvolvimento de Ambiente de GED para Projetos

É um conjunto de rotinas de controle de documentação, estabelecidas para a execução de fluxos de trabalho que precisam ser realizadas automaticamente no menor tempo possível em todas as fases de um projeto.
Inicia com investimentos na implantação ou expansão de uma unidade industrial com base nas vendas ou previsão de mercado. Assim o ambiente de implantação de projetos requer uma dinâmica considerada agressiva quando comparada aos prazos para tomada de decisão em empresas que operam com fluxos de trabalho pré-estabelecidos como compras, suprimentos, recursos humanos...
Aqui, os prazos extremamente desafiadores para fornecimento de equipamentos, materiais e serviços têm impacto direto na construção e entrega do projeto, sua “posta em marcha” – início de operação – e no retorno dos investimentos. Portanto o sistema de Gestão documental precisa estar preparado para iniciar e concluir fluxos de aprovação de documentos, informar e emitir relatórios dos quantitativos e prazos referentes à documentação gerenciada, tornando-se um suporte estratégico à equipe de gerenciamento.
Mas para isso é necessário uma ferramenta que permita um nível de customização avançado para os padrões de mercado e, que ainda esteja integrada a algum conceito de gerenciamento de projetos como a Metodolgia FEL, pois ainda são poucas aplicações de GED neste tipo de ambiente.
A próxima postagem será a especificação de uma ferramenta de Gerenciamento Eletrônico de Documentos para aplicação em Gestão Documental para Projetos.

Gestão Eletrônica de Documentos Aplicada ao PMBOK.

Unir as melhores práticas adquiridas na gestão documental em projetos industriais à uma plataforma versátil para Governança da Informação, modelada a partir das áreas de conhecimento e dos grupos de processos descritos no Guia PMBOK.

Consiste na entrada e arquivamento dos registros, a partir das áreas de conhecimento, seguindo um fluxo de trabalho estabelecido em cada processo de gerenciamento descrito no Guia PMBOK.
Todos os documentos são identificados e codificados segundo a classificação de “templates” do Guia PMBOK.
Executar o cadastro e arquivamento de registros sob áreas de conhecimento e grupos de processos descritos no Guia PMBOK.

Definir a matriz de responsabilidades do fluxo de trabalho dos documentos (emissão, comentários, revisão, aprovação e certificação).

Fluxos de trabalho de documentos programados a partir  do gerenciamento e integração dos processos do Guia PMBOK.


Gerenciamento de Projetos e Portfólio/PMO em Nuvem, com centro de documentação.



quinta-feira, 9 de agosto de 2012

Descrição do Modelo de Gestão Documental para Projetos


1.     Equipe de Gerenciamento de Projeto:
Formada um por um grupo multidisciplinar de 30 a 50 especialistas, em geral é uma Empresa de Gerenciamento de Projetos.
1a  Acesso e Comunicação: mantém a comunicação oficial via Project@company.com
1b  Leitura e Alteração de Dados: utiliza acesso remoto ou web para ler e modificar documentos, desenhos e projetos.
2. Equipe Virtual de Gerenciamento de Projeto:
Formada um por um grupo misto multidisciplinar de consultores, interessados e também integrantes da equipe de gerenciamento, este grupo permanece em deslocamento geográfico na maior parte do tempo.
2a  Acesso e Comunicação: mantém a comunicação oficial via Project@company.com
2b  Ler e Modificar Dados: utiliza acesso remoto ou web via computação em nuvem, para ler e modificar documentos, desenhos e projetos, relatórios, planilhas, cronogramas, gráficos e outros.
3. Fornecedores de Serviço de Construção e Montagem:
Este grupo permanece no local da obra em construção.
3a  Acesso e Comunicação: mantém a comunicação oficial via Project@company.com
3b Pesquisar e Ler Projetos: utiliza acesso remoto ou web via computação em nuvem para pesquisar e ler documentos, desenhos relatórios, cronogramas e outros.
4. Comunicação Oficial do Projeto:
Toda a comunicação/informação entre todos os grupos de trabalho deve ser centralizada no endereço eletrônico do projeto project@company.com, como forma de garantia e registro das decisões, mantendo todo o histórico para fins de comprovação ou pleitos judiciais. Possui e-mail corporativo do projeto e armazena toda a comunicação eletrônica na computação em nuvem.
5. Arquivo Físico:
Um arquivo físico documentos oficiais (originais), bem como parte do acervo técnico de engenharia deve ser disponibilizado para consulta de todos os grupos.
Todos os documentos naturalmente gerados em forma de papel devem ser digitalizados e disponibilizados nos servidores de rede da computação em nuvem.
6. Gestão Documental para Projetos:
A Gestão Documental é pilar de sustentação do Gerenciamento das Comunicações e pode ser considerada como uma estratégia de negócio, estabelecendo alguns princípios dentro deste conceito – oficialização, unicidade, confidencialidade, rastreabilidade, comprobabilidade, segurança da informação, além da codificação e normatização da informação para controle e gerenciamento do fluxo de trabalho de documentos. A Gestão Documental deve ser implantada através de um escritório ou departamento de projeto, responsável pelo tratamento, oficialização e distribuição da informação, com alto nível hierárquico respondendo preferencialmente apenas ao Gerente de Projetos, a fim de garantir a sua independência para exercício pleno de suas funções.
6a Acesso via Computação em Nuvem: elabora, recebe, arquiva, versiona, distribui, modifica, toda a informação do Projeto e  mantém a comunicação oficial via Project@company.com com todos os grupos. Também estabelece e configura o fluxo de trabalho de documentos em aplicativos e gerenciamento eletrônico de documentos e estruturas de arquivamento em rede. 
7. Computação em Nuvem:
Contém todos os registros/informações eletrônicas do projeto, mantem todos os grupos de trabalho ”on line”, em regime “full time”, além garantir o acesso a informação em toda a sua temporariedade deve controlar e também o sigilo e segurança da informação.
Arquitetura: Deve ser estruturada para comunicação Internet de alta velocidade e “Ip” fixo para acesso remoto.
A computação em nuvem deve hospedar sistema corporativo de E-mail, GED, ERPs, e promover um cruzamento de informações entre planejamento, aquisição, construção e montagem, sendo um “link” entre Operacional & Financeiro.
8. Projetos Capitais:
Os projetos capitais possuem investimentos em torno de R$100 milhões a maior que R$1bilhão.
Implantar um Gestão Documental para Projetos pode significar uma economia maior que R$ 1 milhão na redução de problemas como perda de informação, falta de acesso, comunicação inadequada, e outros... Ainda há outro tipo de economia que não pode ser estimada que talvez ocorra em torno R$50milhões, em problemas como documentos e projetos desatualizados e distribuídos incorretamente e direto execução da para construção e montagem. Estes são apenas alguns exemplos clássicos, ainda existem muitos outros que podem ser enumerados.

quarta-feira, 8 de agosto de 2012

Regras para Criar um Centro de Gestão Documental para Projetos


A partir deste momento fica instituído o CID – Centro de Informação e Documentação do Projeto, como responsável pelo Gerenciamento e Controle da Informação, conforme descrito acima, integrado pelo Coordenador de Gestão Documental e sua equipe.
  1. O CID no uso de suas atribuições toma as seguintes providências:
  2. O CID é o único responsável pelo controle –  receber, arquivar, distribuir e enviar a documentação oficial do projeto.
  3. É recomendável que o Coordenador de Documentação tenha permissão especial para assinar, receber ou emitir documentos oficiais em nome do Coordenador ou Diretor do Projeto.
  4. O CID terá um único e-mail para recebimento, distribuição e controle de e-mails no seguinte formato: projeto.[nome do projeto]@organização.com.br .
  5. Como medida de segurança e recuperação da informação toda e qualquer comunicação entre a equipe do projeto seus colaborares, fornecedores e destinatários em geral deve ser copiada para o e-mail do projeto.
  6. Todos os documentos e desenhos devem ser preferencialmente enviados diretamente para o e-mail oficial do projeto com solicitação para distribuição, a fim de mantê-lo atualizado com todas as revisões e revisões da informação.
  7. Qualquer e-mail ou informação somente terá valor e caráter oficial do projeto quando for enviada ou colocada em cópia para o e-mail do CID.